Stammdaten für eine effizientere Supply Chain
In Einkauf kommen vor allem beim Austausch zwischen Unternehmen und Lieferanten Stammdaten zum Einsatz. Seit dem 2023 geltenden Gesetz müssen diese zudem besonders sorgfältig gepflegt und überprüft werden. Dieser Artikel beschreibt ein paar Ansätze zur Stammdatenmanagement in diesem Bereich und geht auf die neue Gesetzgebung ein.
Der Begriff „Stammdaten“ löst bei vielen Leuten direkt eine Assoziation zur Informationstechnologie aus. Jedoch sind Stammdaten noch in vielen weiteren Bereichen von Bedeutung, da sie die Grundlage für ein funktionierendes Unternehmen bieten. So ist der weite Weg vom Einkauf eines Produkts bis dessen Vertrieb ohne Stammdatenmanagement kaum zu denken.
Besonders im Einkaufsbereich eines Unternehmens spielen Stammdaten und deren Effizienz eine wichtige Rolle, da mit hoher Stammdatenqualität schnelle Analysen und richtige Entscheidungen möglich sind. Deshalb sollten diese regelmäßig auf Fehler überprüft und nachverfolgt werden. Sobald nämlich Datenfehler erkannt werden, können die Kosten gesenkt und die Prozessstabilität in der Supply Chain erhöht werden. Im Einkauf sind besonders die Daten von Lieferanten/Herstellern und Transaktionen für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse wichtig. Genau diese Transaktionsdaten basieren wiederum auf Stammdaten, weshalb hier Datenfehler verheerende Auswirkungen auf die Effizienz der Prozessketten und damit den Kostenaufwand haben können. Vielmehr ist ein gutes Stammdatenmanagement auch hilfreich beim Erreichen der Kundenzufriedenheit, da die Kund:innen besonders von einer fehlerfreien und effizienten Versorgungskette abhängig sind.
Stammdatenmanagement beim Austausch mit Lieferanten
Zu den Stammdaten der Lieferanten gehören zudem Informationen über Ansprechpartner:innen, Standortspezifikationen, die Produktionspalette sowie Zertifizierungsnachweise. Doch es können hierzu auch buchhaltungsbezogene Informationen gezählt werden. All diese Daten lassen sich im Optimalfall durch einen Lieferantenfragebogen zur Selbstauskunft erfassen. Natürlich entstehen in der Lieferkette und in der damit zusammenhängenden Arbeit mit den Lieferanten auch eventuell Fehler und Unstimmigkeiten, was die Erfassung, Überprüfung und ggf. die Korrektur der Stammdaten im Einkauf umso wichtiger macht. Das Nutzen dieser Stammdaten für ein strategisches Lieferantenmanagement ist vor allem in Krisenzeiten ein wichtiger Bestandteil der Business-Resilienz.
Um im Einkauf für korrekte Stammdaten zu sorgen, lässt sich folgendes 3-Phasen-Modell nutzen: In diesen drei Phasen werden die vorliegenden Daten jeweils überprüft, ggf. Fehler erkannt und korrigiert. In der ersten Phase werden zunächst die Hersteller-/Lieferantendaten betrachtet, um deren Validität zu sichern. Daraufhin werden diese in der zweiten Phase mit den Daten des Unternehmens regelmäßig synchronisiert. Die dritte Phase bezieht sich auf die Live-Prüfung bei jeder Bestellung zur Sicherung der Prozesseffizienz.
Gesetzesänderung seit 2023
Zusätzlich ist 2023 in Deutschland auch das neue Lieferkettengesetz in Kraft getreten, das soziale Mindeststandards in der Produktion gewährleisten soll. So sollen zum Beispiel Produkte aus Kinderarbeit nicht mehr gefördert werden. Hierbei sind die Unternehmen dem Gesetz Rechenschaft schuldig, da sie in der Lieferkette am besten greifbar sind und den direkten Kontakt zu den Verbrauchenden darstellen.
Die Umsetzung des Gesetzes ist für alle Unternehmen mit großer Sorgfaltspflicht und daraus folgendem Mehraufwand verbunden. Dementsprechend reichen übliche Stammdatenmodelle auch nicht zur Umsetzung des Gesetzes bei der Erfassung der Stammdaten in der Lieferkette. Vielmehr sind erweiterte Datensätze nötig, mit denen die Zuliefernden der Lieferanten, die Herkunft der Produkte und die Produkthistorie überprüft werden sollen. Damit der Mehraufwand hierbei nur begrenzt ist, sollten Händler:innen und Lieferanten eng und transparent zusammenarbeiten.
Letztlich ist vor allem mit dem Lieferkettengesetz seit 2023 eine gute Zusammenarbeit und ein transparenter Datenaustausch zwischen Unternehmen und Lieferanten unerlässlich. Um die Effizienz der Supply Chain zu garantieren, sind Stammdaten in diesem Bereich essentiell, die mithilfe des 3-Phasen-Modells überprüft und korrigiert werden können.
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